Традиции или инновации?

В классическом варианте документооборот предприятия представляет собой процесс создания, движения и хранения различной информации (юридической, финансовой, кадровой) на бумажных носителях с момента их создания/получения до момента, когда документы могут быть утилизированы. Если учесть, что некоторые из них подлежат хранению «пожизненно», то можно представить, какой непосильной задачей для делопроизводителей оказывался процесс контроля и хранения данных. Даже небольшая компания за год накапливает огромный объем внутренних, входящих и исходящих документов, которые необходимо зарегистрировать, сохранить в определенном порядке, найти при необходимости и архивировать в итоге.

Нельзя не сказать о людских и материальных затратах: штатные единицы делопроизводителей и архивариусов, специально оборудованное помещение под архив требуют постоянных расходов. Сегодня, несмотря на то, что такая система делопроизводства является вчерашним днем, ее продолжают использовать многие компании Москвы, Петербурга, Уфы, Самары, Казани и других крупных городов. Хотя есть и те, кто успел оценить преимущества сравнительно новой технологии – системы электронного документооборота.

Электронный документооборот – комплексный процесс, в который вовлечены все отделы и службы предприятия. Такая форма движения документов предполагает их создание, обработку, движение и хранение в электронном виде. Внедрение электронного документооборота возможно как на малом предприятии, так и в огромном холдинге, имеющем развитую сеть филиалов.

В чем преимущества СЭД (системы электронного документооборота)?

- Упрощение контроля

Электронный документооборот обеспечивает прозрачность всех бизнес-процессов. Контроль документов в единой электронной системе выполняется проще. Это дает возможность управляющему звену эффективнее следить за всеми процессами жизнедеятельности предприятия.

- Повышение исполнительной функции

Автоматизированное делопроизводство позволяет руководителю эффективнее контролировать рабочие процессы, своевременность и качество исполнения поручений и функциональных обязанностей сотрудников.

- Сокращение затрат на обработку данных

СЭД гарантирует снижение временных затрат на создание, рассылку, поиск документов, упрощает составление отчетов и реестров. Это оптимизирует и ускоряет все бизнес-процессы, происходящие на предприятии.

- Высокий уровень конфиденциальности

Так как любой работник получает уровень доступа к информации предприятия, которая строго соответствует его полномочиям, повышается уровень информационной безопасности фирмы. При этом всегда можно отследить, кто читал или редактировал тот или иной документ, вносил в него изменения.

Недостатки электронного документооборота

Главной сложностью внедрения СЭД является обучение персонала. При ведении электронного документооборота крайне важно грамотное введение информации в электронную базу. Также внедрение СЭД требует затрат на приобретение Программного Обеспечения (ПО), но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.